経理・事務を担当しています黒田です。
今年の夏、以前作成してから当たり前のようにずっと使っていた請求書などの書類を、「もう少し改善できないだろうか？」と思い始め、少しずつ改善をしていました。きっかけは、ある契約施設さんとデータのやり取りをしていて、その受取ったエクセル書類が大変使いやすく、「こんな風にできないかなぁ？」と思ったことからです。
以前にもこのブログで書いたように思いますが、弊社は事務が私一人なので「失敗をしない限り、あまり他の方から注意を受けることがない」という環境です。この環境というのは、その人の性格にもよりますが、私は「うっかりミスや忘れることができない」という気持ちを持ち続けることができ、また自分でチェック機能を働かせ続けなければならない、という点からメリハリをつけることができる有り難い職場だと思っています。例えば、毎月発行する請求書の発行発送時、たった紙一枚の請求書なのですが「もし誤発送してしまったら…」という気持ちから、実は今でも緊張しながら処理をしています。
「一方はこれで十分だと考えるが、もう一方はまだ足りないかもしれないと考える。
そうしたいわば紙一枚の差が、大きな成果の違いを生む」（松下幸之助）
今回改善を試みた請求書等も、おそらく受け取られる方は様式が大きく変わらない限り、毎回意識をして見られていないと思います。実際、私もそうです。でも、どんな書類一つにしても「今よりももう少し良くなるかも」という“ちょっとした意識の差”を持ち続けることが、私が改善するきっかけとなった書類のように、いつか「こういう事を求めていたんだ！」とその書類を受け取る方にも思ってもらえる日がくるのかもしれないですね。これからも今に満足することなく、“ちょっとした意識の差”を大切に持ち続けたいです。
